Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Synthétiser un dossier en gardant les sources

Analyser et décider · Équipes, journalistes, étudiants, associations

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Deux ou trois documents datés et nommés de façon distincte.
• Une question précise à laquelle le dossier doit répondre.

À prendre en compte : L’outil travaille sur le corpus importé : un document ancien ou incomplet produit une synthèse ancienne ou incomplète. Contrôlez les dates et les droits d’accès.

Outil, modèle et abonnement

Le carnet documentaire renvoie aux sources importées, ce qui facilite la relecture des passages cités.

Réglage : Gardez les réglages standard du carnet. La priorité est de sélectionner les bonnes sources et de contrôler les citations, sans chercher un modèle particulier.

Abonnement : Commencer sans abonnement Google AI pour ce petit dossier, dans les limites du compte. Une formule supérieure répond surtout à un besoin de volume ; elle ne valide pas les sources.

Autre approche : Sur quelques extraits courts, un assistant généraliste convient aussi si chaque source est nommée et les références sont contrôlées.

Limite : Le corpus peut être incomplet ou ancien. Une citation affichée doit réellement soutenir l’affirmation.

02 · Réaliser

1. Créer un carnet
   Ouvrez Gemini Notebook / Gemini Notebook (ex-NotebookLM) et créez un carnet nommé d’après votre sujet. Dans Sources, choisissez l’ajout de sources.
2. Importer le bon corpus
   Ajoutez vos documents ou collez chaque texte comme une source séparée. Pour l’essai, séparez les documents A, B et C de l’exemple.
3. Poser une question circonscrite
   Sélectionnez les sources utiles dans le carnet, puis collez la consigne. Demandez des références pour les faits, chiffres et contradictions.
4. Ouvrir les citations
   Cliquez sur les renvois pour relire le passage d’origine. Enregistrez ensuite la réponse comme note ou copiez la synthèse validée avec ses références.

Votre consigne

Prépare une synthèse à partir des seules sources sélectionnées dans le carnet et de la matière fournie ci-dessous.
Question : [Question du dossier à compléter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

Structure : réponse courte ; faits établis ; contradictions entre documents ; informations manquantes ; questions à trancher. Donne pour chaque fait une référence au document et au passage pertinent. Distingue estimation, objectif et décision validée. N’efface pas une contradiction en choisissant une version sans justification. Si la source ne répond pas, indique « non documenté ».

MATIÈRE OU SOURCES :
[Documents pour l’essai, ou noms des sources déjà importées à ajouter]

Exemple fictif · matière de départ

DOCUMENT A — Note projet du 10 octobre : atelier prévu le 6 novembre, objectif de 30 participants, budget estimé à 450 €.
DOCUMENT B — Courriel du 11 octobre : salle réservée le 6 novembre, capacité maximale de 24 personnes.
DOCUMENT C — Réunion du 12 octobre : budget plafond validé de 300 €. Le format de l’atelier n’est pas encore ajusté.

Exemple fictif · résultat de référence

L’ANNONCE DOIT ENCORE ÊTRE AJUSTÉE
• Date commune : 6 novembre (A, B).
• Salle réservée, capacité de 24 personnes (B).
• Objectif initial de 30 participants (A) incompatible avec cette capacité, sans solution documentée.
• Estimation de 450 € (A), plafond validé de 300 € (C) : budget à revoir.

À TRANCHER
Adapter le nombre de participants et le format avant de confirmer l’annonce. Cette conclusion est une analyse du dossier, pas une décision déjà prise.

03 · Vérifier

Chaque fait important renvoie à un document identifiable.

Les passages cités soutiennent réellement les affirmations.

Les dates, contradictions et informations absentes sont visibles.

La conclusion distingue faits et interprétation.

Demander une correction

Pour chaque affirmation, indique sa source exacte et son statut : objectif, estimation, décision ou contrainte. Réintroduis les contradictions et retire toute conclusion non étayée.

La réponse est trop générale

Réduisez la question et ne sélectionnez que les sources utiles.

Une citation ne prouve pas la phrase

Supprimez ou reformulez l’affirmation. Une référence présente n’est pas une garantie de justesse.

Le relais humain

La qualité des sources et l’arbitrage entre versions demandent une relecture humaine.

Sources et repères

Gemini Notebook / Gemini Notebook (ex-NotebookLM) — ajouter des sources
https://support.google.com/gemininotebook/answer/16215270

Gemini Notebook — discuter avec les sources
https://support.google.com/gemininotebook/answer/16179559

Gemini Notebook — accès et limites
https://support.google.com/gemininotebook/answer/17670842

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Comprendre un courrier administratif et préparer ses questions

Vie quotidienne et numérique · Particuliers, médiateurs, associations

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Le courrier complet, avec sa date et ses annexes utiles.
• Une copie où les numéros de dossier et données personnelles sont masqués.

À prendre en compte : Cette fiche sert à lire le courrier et préparer un échange. Pour un droit, un recours ou une échéance ambiguë, faites confirmer la situation par l’organisme ou un professionnel compétent.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant reformule le texte en langage courant et aide à préparer les questions à poser à l’organisme.

Réglage : Commencer avec le modèle et le réglage standard disponibles dans votre compte. Pour ce petit essai, la qualité des données et la vérification comptent davantage qu’un changement de modèle.

Abonnement : La lecture du court exemple se fait dans une offre gratuite. Un abonnement ne transforme pas l’assistant en conseiller administratif ou juridique.

Autre approche : Un médiateur ou l’organisme émetteur doit confirmer les démarches et les échéances ambiguës.

Limite : La lecture assistée ne tranche pas un droit ni un recours et ne remplace pas un conseil compétent.

02 · Réaliser

1. Faire une copie masquée
   Retirez nom, adresse, numéro de dossier, identifiants et données sensibles. Conservez les dates et les formulations nécessaires à la compréhension.
2. Faire reformuler, sans extrapoler
   Collez le texte et la consigne dans une nouvelle conversation. Demandez ce qui est explicitement demandé et les passages qui le prouvent.
3. Repérer les ambiguïtés
   Vérifiez les documents à fournir, le canal d’envoi et les dates. Ne laissez pas l’outil calculer une date à partir d’un point de départ inconnu.
4. Contacter le bon interlocuteur
   Préparez les questions puis utilisez les coordonnées déjà vérifiées de l’organisme. Gardez une copie du courrier et des échanges.

Votre consigne

Explique ce courrier en langage courant en restant strictement dans son contenu.
Mon objectif : [Votre objectif de lecture à compléter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

Présente :
1. L’objet du courrier.
2. Ce qui est explicitement demandé, avec un court extrait pour chaque point.
3. Les délais exactement formulés, sans calcul si un élément manque.
4. Les informations absentes ou ambiguës.
5. Trois questions factuelles à poser à l’organisme.
Distingue une demande de pièce, une information et une décision. Ne fournis aucune interprétation juridique non étayée et n’invente aucun contact.

COURRIER :
[Texte masqué du courrier à ajouter]

Exemple fictif · matière de départ

Courrier daté du 10 octobre 2026 : « Votre dossier est incomplet. Merci de transmettre une copie du justificatif de domicile demandé et la page 2 signée, dans un délai de quinze jours à compter de la réception du présent courrier. » La date de réception et le canal d’envoi ne sont pas précisés dans cet extrait.

Exemple fictif · résultat de référence

DEMANDE EXPLICITE
• Une copie du justificatif de domicile demandé.
• La page 2 signée.

DÉLAI MENTIONNÉ
Quinze jours à compter de la réception. La date de réception manque : aucune date limite n’est calculée.

À DEMANDER
1. Quel justificatif est accepté dans ce dossier ?
2. Par quel canal transmettre les pièces ?
3. Quelle date de réception et quelle échéance l’organisme retient-il ?

L’extrait ne mentionne pas de décision de refus.

03 · Vérifier

Les données personnelles inutiles ont été retirées.

Chaque demande est rattachée à une phrase du courrier.

Aucune date limite ni conséquence n’a été inventée.

Les points incertains sont à confirmer auprès d’un interlocuteur vérifié.

Demander une correction

Sépare les formulations du courrier et tes interprétations. Retire les dates calculées, les conséquences et les obligations qui ne figurent pas dans le texte.

L’outil cite un texte de loi sans demande

Demandez de revenir au seul courrier. Vérifiez toute référence séparément sur une source officielle.

Le document est tronqué ou illisible

Récupérez le courrier complet avant de tirer une conclusion.

Le relais humain

Un médiateur ou l’organisme concerné doit confirmer les démarches lorsque les conséquences sont importantes.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Passer d’une idée à un plan de projet réaliste

S’organiser et coopérer · Associations, équipes, porteurs de projet

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Un objectif concret, une échéance et les moyens réellement disponibles.
• Les contraintes, les validations nécessaires et les tâches déjà connues.

À prendre en compte : Signalez les dates impératives et les hypothèses. Faites confirmer la charge et les responsabilités par les personnes concernées.

Outil, modèle et abonnement

Un assistant conversationnel aide à décomposer un objectif et à rendre les dépendances explicites. Le planning proposé devient ensuite un document de travail partagé.

Réglage : Commencer avec le réglage standard. Pour de nombreuses dépendances, décomposer le projet en lots avant de demander une analyse plus approfondie.

Abonnement : Le petit projet d’essai se prépare sans fonction premium imposée. Utilisez votre compte disponible ; les limites de l’offre restent applicables.

Autre approche : Un tableur ou votre outil de gestion de projet est préférable pour tenir à jour les tâches, les disponibilités et les dates réelles.

Limite : L’IA ne connaît ni la disponibilité des personnes ni la durée réelle des tâches. Une estimation ne doit pas apparaître comme un engagement.

02 · Réaliser

1. Décrire la livraison attendue
   Écrivez un résultat vérifiable : par exemple ouvrir les inscriptions d’un atelier, plutôt que « avancer sur le projet ».
2. Donner les contraintes
   Dans une nouvelle conversation, indiquez l’échéance, l’équipe, les disponibilités connues et les validations. Marquez les inconnues.
3. Construire le chemin de préparation
   Demandez un tableau des tâches avec prérequis, résultat attendu et responsable à confirmer. Écartez les tâches inutiles à la livraison.
4. Valider puis suivre
   Faites relire le plan par l’équipe, ajustez les estimations et reportez les tâches confirmées dans votre support de suivi.

Votre consigne

Construis un plan de préparation réaliste.
Projet : [Projet et échéance à compléter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

À partir des éléments fournis, propose un tableau : tâche | résultat attendu | prérequis | charge estimative à confirmer | rôle responsable à confirmer | validation nécessaire. Distingue les dates imposées des propositions. N’invente ni disponibilité, ni budget, ni accord. Repère les tâches bloquées par une décision et les risques sur l’échéance. Termine par trois questions dont la réponse changerait le plan.

ÉLÉMENTS :
[Moyens et contraintes à ajouter]

Exemple fictif · matière de départ

Deux bénévoles, quatre heures disponibles chacun par semaine. La salle est confirmée. Le choix des œuvres doit être validé par le collectif avant la création de l’affiche. Le budget d’impression n’est pas encore validé. Aucun imprimeur n’est choisi.

Exemple fictif · résultat de référence

ORDRE DE PRÉPARATION PROPOSÉ
1. Faire valider la sélection d’œuvres par le collectif.
2. Préparer l’affiche à partir de la sélection validée.
3. Obtenir un devis d’impression.
4. Faire valider le budget avant toute commande.
5. Confirmer le délai de livraison avec l’imprimeur retenu.

CAPACITÉ CONNUE
8 heures de bénévolat par semaine au total.

À CONFIRMER
Charges, responsables, date de validation du collectif et délai d’impression. L’ouverture du 20 novembre reste l’objectif imposé, pas une faisabilité démontrée.

03 · Vérifier

Les prérequis et tâches bloquées sont visibles.

Les charges sont présentées comme des estimations.

Les personnes ont confirmé leurs responsabilités.

La faisabilité de l’échéance a été revue avec l’équipe.

Demander une correction

Retire les dates et responsabilités que j’ai données comme inconnues. Affiche les dépendances qui empêchent de commencer une tâche et sépare estimations et engagements.

Le planning paraît trop optimiste

Demandez les hypothèses de charge et ajoutez les validations et marges réellement nécessaires.

Toutes les tâches commencent ensemble

Faites préciser quel résultat doit exister avant chaque tâche.

Le relais humain

L’équipe décide des engagements et des arbitrages de périmètre.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
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Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Rendre un texte complexe plus accessible

Écrire et communiquer · Services d’accueil, associations, équipes, particuliers

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Le texte original et son destinataire.
• Les termes obligatoires à conserver et les informations à mettre en avant.

À prendre en compte : Conservez le texte source. Simplifier une phrase ne doit pas élargir un droit ou supprimer une condition.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant raccourcit les phrases, explique le vocabulaire et rapproche les conditions des actions demandées.

Réglage : Commencez avec le réglage standard de votre assistant. Travaillez sur le petit exemple, puis contrôlez le résultat avant de traiter un document plus long.

Abonnement : Le parcours commence par du texte à copier-coller dans votre compte disponible. Vérifiez ses limites avant d’envisager une fonction supplémentaire.

Autre approche : Une lecture avec une personne du public visé révèle les formulations encore difficiles.

Limite : Une réécriture en langage clair ne constitue pas une validation FALC ni une interprétation juridique.

02 · Réaliser

1. Repérer les éléments intangibles
   Soulignez dates, montants, conditions, exceptions et pièces demandées.
2. Décrire le lecteur
   Précisez le niveau de familiarité avec le sujet et l’action attendue après lecture.
3. Réécrire avec une table de contrôle
   Demandez une version claire et une correspondance entre les informations originales et réécrites.
4. Tester la compréhension
   Demandez à un lecteur de reformuler quoi faire, avant quand et sous quelles conditions.

Votre consigne

Réécris le texte en langage clair pour le lecteur indiqué. Utilise des phrases courtes et des verbes concrets. Préserve dates, conditions, obligations, exceptions et incertitudes. Fournis ensuite un tableau de correspondance des informations essentielles. N’ajoute aucune règle et ne présente pas le texte comme une version FALC certifiée.

OBJECTIF ET CONTEXTE :
[Votre objectif et les destinataires à compléter]

ÉLÉMENTS FOURNIS :
[Les éléments de départ à ajouter]

CONTRAINTES :
[Vos contraintes à préciser]

Exemple fictif · matière de départ

« Sous réserve de réception d’un dossier complet avant le 20 octobre, l’inscription sera examinée par la coordination. Tout dossier incomplet fera l’objet d’une demande de pièces complémentaires. L’envoi du dossier ne vaut pas confirmation d’inscription. »

Exemple fictif · résultat de référence

Envoyez votre dossier complet avant le 20 octobre. La coordination examinera votre inscription.
Si une pièce manque, elle vous demandera de compléter le dossier.
L’envoi du dossier ne confirme pas votre inscription.

CONTRÔLE
Date, exigence de dossier complet et absence de confirmation automatique sont conservées.

03 · Vérifier

Les dates et conditions sont conservées.

Les termes difficiles sont expliqués.

Le lecteur identifie l’action attendue.

La version réécrite ne promet aucun droit supplémentaire.

Demander une correction

Compare chaque condition au texte initial. Rétablis toute réserve perdue et retire les droits ou garanties ajoutés.

La version devient trop vague

Rétablissez les informations utiles, même si le texte s’allonge légèrement.

Un terme possède un sens juridique précis

Conservez-le avec une explication à faire valider par le service concerné.

Le relais humain

Le responsable du texte vérifie le sens ; un lecteur du public visé teste la clarté.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
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Claude — offres et modèles accessibles
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Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Construire un premier budget de projet

Analyser et décider · Associations, collectifs, porteurs de projet

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Les postes de dépense, quantités et prix documentés.
• Les financements acquis, les recettes espérées et le périmètre des montants.

À prendre en compte : Utilisez une même base de prix. Ne mélangez pas budget total et calendrier des encaissements.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant organise les postes et explicite les calculs et hypothèses.

Réglage : Commencez avec le réglage standard de votre assistant. Travaillez sur le petit exemple, puis contrôlez le résultat avant de traiter un document plus long.

Abonnement : Le parcours commence par du texte à copier-coller dans votre compte disponible. Vérifiez ses limites avant d’envisager une fonction supplémentaire.

Autre approche : Un tableur et la personne chargée des finances vérifient les calculs et suivent les dépenses réelles.

Limite : Ce budget de préparation ne remplace pas la comptabilité. Une subvention demandée ne constitue pas une recette acquise.

02 · Réaliser

1. Lister les dépenses
   Séparez les postes connus des estimations. Indiquez quantités et prix unitaires quand ils existent.
2. Classer les financements
   Marquez chaque recette comme confirmée ou hypothétique, avec son justificatif.
3. Construire les scénarios
   Demandez un total des dépenses et un solde avec puis sans les financements incertains.
4. Recalculer et valider
   Refaites les opérations dans le tableur. Faites relire les postes et les conditions de financement avant engagement.

Votre consigne

Construis un budget de préparation avec : poste | calcul | montant | statut confirmé ou hypothèse | justificatif à conserver. Sépare recettes et dépenses. Calcule le solde avec les financements confirmés, puis dans les scénarios explicitement fournis. Signale les postes inconnus sans leur attribuer de montant. Ne recommande aucun engagement de dépense.

OBJECTIF ET CONTEXTE :
[Votre objectif et les destinataires à compléter]

ÉLÉMENTS FOURNIS :
[Les éléments de départ à ajouter]

CONTRAINTES :
[Vos contraintes à préciser]

Exemple fictif · matière de départ

Dépenses prévues TTC : salle 150 €, matériel 80 €, impression 20 €. Financement confirmé : 100 €. Participation envisagée : 20 personnes à 8 €, aucune inscription confirmée. Subvention demandée : 100 €, réponse en attente.

Exemple fictif · résultat de référence

DÉPENSES PRÉVUES
150 + 80 + 20 = 250 €.
FINANCEMENT CONFIRMÉ
100 € : besoin restant de 150 € pour couvrir les dépenses prévues.
SCÉNARIOS
Avec 20 participations à 8 € : 100 + 160 − 250 = +10 €.
Avec ces participations et la subvention : 100 + 160 + 100 − 250 = +110 €.
Les participations et la subvention restent hypothétiques.

03 · Vérifier

Les postes ne sont pas comptés deux fois.

Les montants utilisent une base cohérente.

Les financements incertains sont séparés.

Les opérations ont été refaites dans un tableur.

Demander une correction

Recalcule chaque total indépendamment. Retire les recettes incertaines du solde confirmé et affiche leurs conditions dans les scénarios.

Le budget est équilibré grâce à une recette non acquise

Affichez un scénario sans cette recette et le besoin de financement restant.

Des postes ont été ajoutés sans montant connu

Gardez-les dans les questions à chiffrer, hors des totaux établis.

Le relais humain

La trésorerie ou le responsable du projet valide le budget et les engagements.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Comparer trois devis sans oublier les exclusions

Analyser et décider · TPE, associations, porteurs de projet

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Deux ou trois devis lisibles, datés et nommés A, B, C.
• Votre besoin, vos critères et les prestations indispensables.

À prendre en compte : Retirez coordonnées bancaires et données personnelles inutiles. Vérifiez que votre organisation autorise le dépôt des devis dans cet outil.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant rapproche les clauses et les prix de documents différents ; il aide à repérer les absences.

Réglage : Commencer avec le modèle et le réglage standard disponibles dans votre compte. Pour ce petit essai, la qualité des données et la vérification comptent davantage qu’un changement de modèle.

Abonnement : L’exercice court se traite avec une offre gratuite, sous réserve du quota disponible. Examinez une formule payante seulement pour des dossiers fréquents ou volumineux.

Autre approche : Une calculatrice ou un tableur sert à vérifier les totaux. Les prestataires doivent répondre sur les conditions absentes.

Limite : Un classement automatique ne remplace pas la définition du besoin ni la décision de l’acheteur.

02 · Réaliser

1. Définir le même périmètre
   Écrivez la quantité, la durée, les livrables et les options nécessaires. Choisissez une base commune : HT avec HT ou TTC avec TTC.
2. Ajouter les devis
   Dans Claude, utilisez le bouton + puis l’ajout de fichiers ; dans ChatGPT, ajoutez les fichiers à votre conversation ; vérifiez le nom de chaque pièce. À défaut, collez les extraits en les précédant de DEVIS A, B et C.
3. Faire extraire avant de comparer
   Demandez d’abord prix, inclusions, exclusions, délais et conditions, avec les extraits justificatifs. Corrigez les erreurs de lecture avant tout classement.
4. Comparer et interroger
   Appliquez la consigne ci-dessous. Recalculez les totaux avec une calculatrice. Adressez les questions manquantes aux prestataires avant la décision.

Votre consigne

Compare ces devis uniquement à partir de leur contenu.
Besoin : [Besoin à couvrir à compléter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

Procède en deux temps :
1. Tableau factuel : devis | inclus | exclusions/options | prix de base et régime de taxe indiqué | total sur le périmètre demandé | délai | conditions absentes. Cite la ligne ou le passage utile.
2. Écarts au besoin et questions à envoyer à chaque prestataire.
Détaille toute addition. Ne calcule pas de TTC si le taux n’est pas indiqué. Écris « non précisé » pour toute absence. Ne choisis pas un gagnant sans critères validés.

DEVIS :
[Extraits des devis à ajouter]

Exemple fictif · matière de départ

DEVIS A : 1 200 € HT. Captation 3 h et montage inclus. Déplacement : 100 € HT en plus. Livraison : 10 jours.
DEVIS B : 1 050 € HT. Captation 3 h incluse. Montage : option à 300 € HT. Déplacement inclus. Livraison : 15 jours.
DEVIS C : 1 400 € HT. Captation 3 h, montage et déplacement inclus. Livraison : 7 jours.
Aucun des trois ne précise le nombre de corrections.

Exemple fictif · résultat de référence

PÉRIMÈTRE COMMUN — MONTANTS HT
A : 1 200 + 100 = 1 300 € ; livraison à 10 jours.
B : 1 050 + 300 = 1 350 € ; livraison à 15 jours, au-delà du besoin.
C : 1 400 € ; livraison à 7 jours.

QUESTION COMMUNE
Combien de séries de corrections sont incluses ?

QUESTION À B
Un délai de 10 jours est-il réalisable, et à quel coût ?

Aucune décision finale sans réponse sur les conditions manquantes.

03 · Vérifier

Les montants utilisent la même base de taxe et le même périmètre.

Les options nécessaires sont intégrées aux totaux.

Les délais et exclusions sont visibles.

Les additions sont recalculées indépendamment.

Demander une correction

Retire le classement. Présente seulement les écarts de périmètre, les montants recalculés et les informations manquantes. Repère les hypothèses qui influencent la comparaison.

Un PDF est mal lu

Copiez les lignes utiles ou fournissez une version texte. N’acceptez pas un montant reconstitué.

L’outil désigne le moins cher comme meilleur

Demandez d’évaluer séparément le prix, le périmètre et les contraintes bloquantes.

Le relais humain

La sélection finale engage l’acheteur ; faites confirmer les conditions au prestataire.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Transformer un savoir-faire en procédure transmissible

S’organiser et coopérer · TPE, équipes, associations, médiateurs

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Vos notes décrivant une tâche réellement effectuée.
• Le rôle de la personne qui exécute la tâche et les règles déjà validées.

À prendre en compte : Ne laissez jamais l’IA inventer un mot de passe, un droit d’accès ou une règle métier. Marquez la procédure comme brouillon jusqu’à validation.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant ordonne des notes, harmonise les verbes d’action et repère les informations manquantes.

Réglage : Réglage standard. Demandez de signaler les trous dans les notes avant de rédiger ; ne les faites pas compléter par supposition.

Abonnement : Aucune fonction payante imposée pour cet exemple textuel. L’offre gratuite de Claude est une possibilité, sous réserve des quotas.

Autre approche : Une démonstration réelle ou une capture validée du logiciel complète utilement la procédure lorsque l’emplacement d’un bouton est déterminant.

Limite : Une procédure produite à partir de notes n’atteste pas une règle officielle. Les opérations de sécurité, de santé ou réglementées exigent un référentiel compétent.

02 · Réaliser

1. Observer la tâche réelle
   Notez le point de départ, les actions et le résultat observable. Mentionnez les erreurs et les exceptions déjà rencontrées.
2. Faire ressortir les manques
   Collez les notes et la consigne. Demandez une section « à confirmer » pour tout élément absent.
3. Écrire pour un nouvel arrivant
   Exigez une action par étape, des verbes précis et un contrôle de fin. Retirez le vocabulaire interne inexpliqué.
4. Faire essayer la procédure
   Une personne qui ne connaît pas la tâche la suit sur un cas sans risque. Corrigez chaque blocage avant de dater et valider le document.

Votre consigne

Transforme ces notes en procédure de travail à faire valider.
Tâche et lecteur : [Tâche et lecteur à compléter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

Structure : objectif ; prérequis ; étapes numérotées avec une action chacune ; exceptions ; contrôle de fin ; informations à confirmer. Préserve les règles décrites. N’invente ni droit, ni durée de conservation, ni contact. Identifie le rôle chargé de valider uniquement s’il est fourni. Termine par un cas d’essai simple et un critère de réussite.

NOTES :
[Notes de terrain à ajouter]

Exemple fictif · matière de départ

La liste des inscrits est imprimée avant l’atelier. Chercher le nom. Si le nom figure sur la liste, cocher sa présence et remettre un badge. S’il manque, demander à la coordination. Ne pas inscrire quelqu’un soi-même. En fin d’accueil, rendre la liste à la coordination. Le rangement ultérieur des listes n’est pas précisé.

Exemple fictif · résultat de référence

BROUILLON DE PROCÉDURE
Prérequis : liste imprimée et badges disponibles.
1. Rechercher le nom du participant.
2. Si le nom est présent, cocher sa présence.
3. Remettre un badge.
4. Si le nom est absent, contacter la coordination sans ajouter d’inscription.
5. À la fin de l’accueil, rendre la liste à la coordination.

À CONFIRMER
Lieu de rangement ultérieur et personne qui valide la procédure.

CAS D’ESSAI
Un nom absent : le bénévole sollicite la coordination, sans inscription autonome.

03 · Vérifier

Chaque étape vient d’une pratique ou d’une règle fournie.

Les exceptions indiquent une action ou un interlocuteur.

Un nouvel arrivant a essayé la procédure sans blocage majeur.

La version, la date et la validation sont renseignées avant diffusion.

Demander une correction

Retire toutes les règles ajoutées. Pour chaque étape, indique la note d’origine et le résultat observable. Transfère les informations absentes dans « à confirmer ».

La procédure contient des règles inventées

Demandez de rattacher chaque règle aux notes d’origine.

Un débutant ne comprend pas une étape

Ajoutez le repère concret qui lui manque après observation de la tâche.

Le relais humain

La personne responsable du processus valide la procédure avant son utilisation.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Expliquer son besoin à un prestataire

S’organiser et coopérer · TPE, associations, porteurs de projet

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Le problème à résoudre, le public et le résultat attendu.
• Les contraintes connues, les éléments disponibles et les points encore ouverts.

À prendre en compte : Ne présentez pas une estimation ou une option souhaitée comme une exigence déjà validée.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant traduit un besoin général en livrables observables et en questions précises.

Réglage : Commencez avec le réglage standard de votre assistant. Travaillez sur le petit exemple, puis contrôlez le résultat avant de traiter un document plus long.

Abonnement : Le parcours commence par du texte à copier-coller dans votre compte disponible. Vérifiez ses limites avant d’envisager une fonction supplémentaire.

Autre approche : Un échange avec le prestataire affine la faisabilité et les coûts avant toute contractualisation.

Limite : Un document bien formulé ne prouve ni la faisabilité ni l’accord du prestataire.

02 · Réaliser

1. Décrire le résultat attendu
   Expliquez qui utilisera le livrable, pour quelle action et dans quel contexte.
2. Séparer les contraintes
   Classez les éléments obligatoires, les options et les questions encore ouvertes.
3. Rédiger le besoin
   Demandez des critères de réception observables et un tableau des pièces à fournir.
4. Faire relire avant envoi
   Vérifiez les droits d’utilisation, les formats, les étapes de validation et les informations à demander au prestataire.

Votre consigne

Rédige un cahier des charges : contexte ; public ; livrables ; éléments fournis ; contraintes confirmées ; exclusions ; critères de réception ; questions avant devis. Associe un contrôle concret à chaque livrable. N’invente pas de prix, de droit cédé, de délai accepté ni de nombre de retouches.

OBJECTIF ET CONTEXTE :
[Votre objectif et les destinataires à compléter]

ÉLÉMENTS FOURNIS :
[Les éléments de départ à ajouter]

CONTRAINTES :
[Vos contraintes à préciser]

Exemple fictif · matière de départ

Livrables souhaités : affiche A4 imprimable et image pour un réseau social, format à convenir. Textes et logo fournis par l’association. Livraison souhaitée le 2 novembre 2026. Budget et droits d’utilisation à discuter. Pas de création de logo.

Exemple fictif · résultat de référence

BESOIN
Créer une affiche d’atelier à partir des textes et du logo fournis.
LIVRABLES
• A4 imprimable : vérifier lisibilité, textes et caractéristiques d’impression à convenir.
• Image sociale : dimensions à fixer avec le graphiste.
EXCLUSION
Aucune création de logo.
À CONVENIR
Budget, droits, retouches, formats sources et faisabilité du 2 novembre.

03 · Vérifier

Le besoin est formulé en résultat observable.

Les livrables et exclusions sont explicites.

Aucun prix ou engagement n’a été inventé.

Les critères de réception ont été relus par le commanditaire.

Demander une correction

Retire les engagements non validés et transforme-les en questions. Vérifie que chaque livrable possède un format ou un point à confirmer.

Le texte impose une solution technique

Revenez au besoin et demandez au prestataire de justifier sa proposition.

Des conditions manquent

Regroupez les questions avant devis ; ne laissez pas l’assistant décider à votre place.

Le relais humain

Le commanditaire et le prestataire s’accordent sur le périmètre final.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Comparer deux versions d’un document

Analyser et décider · Équipes, associations, rédacteurs

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Deux versions identifiées et datées du même document.
• Le périmètre de comparaison et les passages prioritaires.

À prendre en compte : Ne concluez pas qu’un document est identique sur la seule synthèse de l’IA. Vérifiez notamment dates, montants et négations.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant rapproche les formulations et distingue correction de forme et modification de fond.

Réglage : Commencez avec le réglage standard de votre assistant. Travaillez sur le petit exemple, puis contrôlez le résultat avant de traiter un document plus long.

Abonnement : Le parcours commence par du texte à copier-coller dans votre compte disponible. Vérifiez ses limites avant d’envisager une fonction supplémentaire.

Autre approche : La fonction de comparaison de votre traitement de texte repère les différences exactes sur un document long.

Limite : L’assistant risque d’omettre une petite modification importante. Une analyse juridique exige un professionnel compétent.

02 · Réaliser

1. Nommer les versions
   Collez A et B avec des titres explicites. Vérifiez que les extraits couvrent le même passage.
2. Demander une comparaison traçable
   Exigez les formulations exactes en regard et un classement forme, ajout, suppression ou fond.
3. Examiner les effets
   Relisez les changements de date, de quantité, de condition et d’engagement.
4. Valider sur les originaux
   Contrôlez chaque écart dans les documents et gardez les passages non couverts à examiner.

Votre consigne

Compare les versions A et B. Produis : passage A exact | passage B exact | type de changement | conséquence factuelle | point à valider. Distingue reformulation et changement de sens. Ne décide pas de la bonne version. Signale toute portion manquante qui empêche une comparaison complète.

OBJECTIF ET CONTEXTE :
[Votre objectif et les destinataires à compléter]

ÉLÉMENTS FOURNIS :
[Les éléments de départ à ajouter]

CONTRAINTES :
[Vos contraintes à préciser]

Exemple fictif · matière de départ

VERSION A : « Atelier le 6 novembre, de 14 h à 16 h. Accès gratuit, inscription obligatoire. »
VERSION B : « Atelier le 13 novembre, de 14 h à 16 h. Participation : 5 €. Inscription recommandée. »

Exemple fictif · résultat de référence

6 novembre → 13 novembre : changement de date à valider.
Accès gratuit → participation de 5 € : changement tarifaire à valider.
Inscription obligatoire → recommandée : l’inscription n’est plus présentée comme une condition impérative.
Horaire 14 h–16 h : inchangé.

03 · Vérifier

Les deux versions sont identifiées.

Chaque différence cite les passages exacts.

Les dates, montants et conditions ont été contrôlés.

La version à publier a été validée par son responsable.

Demander une correction

Recherche spécifiquement les dates, prix, négations et termes d’obligation. Cite les deux formulations avant d’expliquer leur différence.

La synthèse annonce seulement quelques reformulations

Demandez une comparaison phrase par phrase avec recherche des termes d’obligation.

Un paragraphe existe dans une seule version

Classez-le comme ajout ou suppression sans en inventer l’équivalent.

Le relais humain

Le responsable du document valide les modifications de fond.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Vérifier une information avant de la partager

Vie quotidienne et numérique · Tous publics, journalistes, associations

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Le texte exact, l’auteur affiché et la date de l’information.
• Le lien d’origine s’il est connu, sans ouvrir une adresse suspecte.

À prendre en compte : Un manque de preuve ne prouve pas automatiquement qu’une information est fausse. Distinguez faux, non établi, hors contexte et confirmé partiellement.

Outil, modèle et abonnement

L’assistant peut découper une annonce en affirmations et orienter la recherche. Les documents consultés, leur date et leur portée fondent la vérification.

Réglage : Activez une recherche web si votre compte la propose. Un modèle qui répond de mémoire ne vérifie pas une annonce récente.

Abonnement : Utilisez les fonctions de recherche de votre compte si disponibles. Sans elles, effectuez la recherche vous-même ; l’IA peut seulement vous aider à préparer les questions.

Autre approche : Un moteur de recherche et la consultation directe des sites officiels suffisent lorsque la recherche web de l’assistant est indisponible.

Limite : Un lien cité peut être erroné ou ne pas prouver l’affirmation. Plusieurs articles qui recopient la même dépêche ne sont pas des confirmations indépendantes.

02 · Réaliser

1. Isoler les affirmations
   Copiez le texte exact et séparez chiffres, annonce, date et interprétation. Retrouvez l’origine plutôt qu’une simple capture.
2. Chercher la source primaire
   Demandez une recherche récente avec des liens vers les documents d’origine. Sans recherche web disponible, demandez uniquement une liste de vérifications à réaliser.
3. Lire les sources
   Ouvrez chaque document cité, vérifiez sa date et cherchez le passage pertinent. Contrôlez la population, la période et le périmètre concernés.
4. Formuler une conclusion limitée
   Écrivez ce qui est établi, ce qui reste incertain et ce qui serait nécessaire pour trancher. Ajoutez les liens et la date de vérification.

Votre consigne

Examine l’information en distinguant les faits et les zones d’incertitude.
Objectif : [Information à examiner et objectif à compléter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

Découpe l’affirmation en éléments vérifiables. Si une recherche réelle est demandée et disponible, consulte des sources primaires datées et donne les liens exacts. Si tu ne peux pas rechercher, dis-le et fournis seulement un plan de vérification. Pour chaque élément : affirmation | source | passage utile | date | ce qui est établi | ce qui reste inconnu. Distingue faits, interprétations et déductions. Une absence de preuve n’est pas une preuve du contraire.

MATIÈRE :
[Affirmation et éléments disponibles à ajouter]

Exemple fictif · matière de départ

Publication fictive non datée : « Tous les ateliers sont complets ».
Document A, communiqué fictif du 10 octobre : « La séance du 6 novembre est complète ».
Document B, programme fictif du 11 octobre : « Deux autres séances sont prévues ; les modalités d’inscription seront annoncées ».
Pour cet exercice, utiliser uniquement ces éléments, sans recherche réelle.

Exemple fictif · résultat de référence

ÉTABLI DANS LE CORPUS FICTIF
La séance du 6 novembre est complète, selon le document A du 10 octobre.

NON ÉTABLI
Que tous les ateliers soient complets. Le document B annonce d’autres séances sans donner leur état de réservation.

CONCLUSION
L’affirmation générale n’est pas étayée par ces deux documents. Il faut vérifier les autres séances avant de partager cette formulation.

03 · Vérifier

L’origine et la date de l’affirmation sont identifiées, ou leur absence est signalée.

Les sources ont été ouvertes et leurs passages pertinents relus.

Le périmètre de chaque source correspond à la conclusion.

Les inconnues et la date de vérification figurent dans le résultat.

Demander une correction

Ouvre à nouveau les documents cités si la recherche est disponible et vérifie le passage qui soutient chaque conclusion. Limite la conclusion au périmètre documenté ; retire les sources que tu n’as pas réellement consultées.

L’outil cite une page introuvable

Ne retenez pas cette référence ; recherchez le document d’origine.

Les sources répètent toutes la même annonce

Remontez à leur source commune et cherchez une confirmation indépendante si nécessaire.

Le relais humain

Le jugement éditorial ou la décision de partage reste à la personne qui publie.

Sources et repères

ChatGPT — recherche web et sources
https://learn.chatgpt.com/docs/web-search

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Rédiger un courriel délicat, clair et factuel

Écrire et communiquer · Indépendants, salariés, bénévoles

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Les faits vérifiés et l’objectif du message.
• La relation avec le destinataire et les engagements à éviter.

À prendre en compte : En cas de conflit juridique, disciplinaire ou de santé, faites relire le message par la personne compétente. Ne laissez pas l’outil inventer une obligation ou une menace.

Outil, modèle et abonnement

Le dialogue aide à régler le ton, raccourcir le texte et vérifier que la demande est explicite.

Réglage : Commencer avec le modèle et le réglage standard disponibles dans votre compte. Pour ce petit essai, la qualité des données et la vérification comptent davantage qu’un changement de modèle.

Abonnement : Commencez gratuitement. Une formule payante n’est pas nécessaire pour ce message court.

Autre approche : Pour un désaccord sensible, faites relire par une personne compétente avant l’envoi.

Limite : La rédaction reste un brouillon : l’IA ne doit pas ajouter de droit, de menace ou d’engagement.

02 · Réaliser

1. Séparer les faits de l’agacement
   Notez les dates et les engagements confirmés. Remplacez les jugements sur la personne par des observations vérifiables.
2. Préciser la réponse attendue
   Indiquez une seule demande principale et une échéance, si vous l’avez choisie.
3. Préparer deux versions
   Collez la consigne dans une nouvelle conversation. Demandez une version directe et une version plus conciliante, sans changer les faits.
4. Relire avant l’envoi
   Contrôlez le destinataire, les pièces jointes, les montants et les engagements. Copiez le texte dans votre messagerie et envoyez-le après validation.

Votre consigne

Rédige deux versions d’un courriel : directe et conciliante.
Contexte : [Destinataire et objectif à compléter]
Faits :
[Faits à mentionner à ajouter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

Pour chaque version : objet précis, rappel factuel, conséquence concrète et une demande principale. N’ajoute aucun fait, droit, engagement, délai ou montant non fourni. Ne prête aucune intention au destinataire. Si une information manque, signale-la séparément plutôt que de l’inventer. Termine par la liste des éléments à vérifier avant envoi.

Exemple fictif · matière de départ

La maquette était attendue le 9 octobre. Au 13 octobre, nous ne l’avons pas reçue. Notre équipe doit relire le document avant sa diffusion. Nous souhaitons une réponse avant le 14 octobre à 12 h.

Exemple fictif · résultat de référence

Objet : Maquette attendue — confirmation de la livraison

Bonjour,
La maquette prévue le 9 octobre ne nous est pas encore parvenue. Notre équipe doit disposer d’un temps de relecture avant la diffusion.
Merci de nous confirmer, avant le 14 octobre à 12 h, la date à laquelle vous nous transmettrez le document.
Bien cordialement,
[Signature à compléter]

03 · Vérifier

Les dates et les faits sont exacts.

La demande principale est immédiatement compréhensible.

Aucun engagement ou reproche nouveau n’a été ajouté.

Le destinataire et les pièces jointes sont vérifiés.

Demander une correction

Retire les jugements, les formules creuses et les engagements ajoutés. Garde les faits, la conséquence concrète et une demande unique. Réduis le message à 100 mots.

Le ton semble agressif

Demandez de décrire les conséquences sans attribuer d’intention.

Le texte reste vague

Ajoutez la réponse concrète attendue et votre échéance réelle.

Le relais humain

Le message reste un brouillon jusqu’à votre validation et votre envoi.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude

Ressourcerie IA · MIA Côte basque

Transformer une réunion en plan d’action

S’organiser et coopérer · Équipes, associations, indépendants

01 · Préparer

Réunir la bonne matière

• Des notes de réunion ou une transcription déjà disponible.
• La date, l’objet de la réunion et les noms remplacés par des rôles si nécessaire.

À prendre en compte : Ne transmettez que les passages utiles. Retirez les informations RH, de santé et les données confidentielles non autorisées.

Outil, modèle et abonnement

Un assistant textuel extrait et classe les éléments des notes. Le retour à la phrase source reste facile sur un extrait court.

Réglage : Commencer avec le modèle et le réglage standard disponibles dans votre compte. Pour ce petit essai, la qualité des données et la vérification comptent davantage qu’un changement de modèle.

Abonnement : Commencer avec l’offre gratuite. Un abonnement devient à examiner si les limites interrompent régulièrement le traitement de vos réunions ; il ne garantit pas la fidélité du compte rendu.

Autre approche : Un outil de suivi partagé prend le relais pour les responsables, les échéances et l’avancement.

Limite : L’IA ne confirme pas qu’une décision a été prise ; elle classe ce qui figure dans les notes.

02 · Réaliser

1. Préparer des notes exploitables
   Séparez les faits, les idées et les engagements. Conservez les expressions telles que « à envisager » ou « sous réserve » : elles changent le sens.
2. Ouvrir une nouvelle conversation
   Ouvrez ChatGPT ou Claude, démarrez une conversation, puis collez la consigne préparée ci-dessous avec vos notes. Pour ce premier essai, le copier-coller suffit.
3. Demander un tableau traçable
   Exigez pour chaque décision un court extrait des notes. Un responsable ou une date absents doivent rester « à confirmer ».
4. Relire avant de partager
   Comparez les lignes aux notes d’origine, puis faites confirmer les attributions et les échéances. Copiez la version validée dans votre document de suivi.

Votre consigne

À partir des notes ci-dessous, prépare un relevé de réunion fidèle.
Contexte : [Réunion et destinataires à compléter]
Contraintes : [Vos contraintes à préciser]

Présente :
1. Les décisions explicitement prises, avec un court extrait justificatif.
2. Un tableau : action | responsable explicitement nommé | échéance explicite | condition éventuelle.
3. Les propositions encore ouvertes et les questions à trancher.
Écris « à confirmer » pour toute information absente. Ne déduis ni date ni responsable. Une intention n’est pas une décision. Utilise uniquement les notes fournies.

NOTES :
[Notes de réunion à ajouter]

Exemple fictif · matière de départ

Décidé : organiser un atelier découverte le 6 novembre. Nora réserve la salle avant le 20 octobre. Paul propose une captation vidéo : pas de décision. Budget maximal validé : 300 €. Il faut demander un devis au prestataire ; personne n’est désigné. Les inscriptions ouvrent le 23 octobre, sous réserve de confirmation de la salle.

Exemple fictif · résultat de référence

DÉCISIONS
• Atelier découverte le 6 novembre ; budget maximal : 300 €.

ACTIONS
• Réserver la salle — Nora — avant le 20 octobre.
• Demander un devis — responsable et échéance à confirmer.
• Ouvrir les inscriptions — 23 octobre, sous réserve de confirmation de la salle ; responsable à confirmer.

PROPOSITION OUVERTE
• Captation vidéo proposée par Paul, sans décision.

03 · Vérifier

Chaque décision correspond à une décision explicite dans les notes.

Les responsables et les dates absents restent à confirmer.

Les conditions et réserves sont conservées.

Le document a été relu avant diffusion.

Demander une correction

Reprends chaque ligne du tableau et retrouve l’extrait exact qui la justifie. Déplace dans « à confirmer » tout élément sans preuve. Sépare les dates fermes des dates conditionnelles.

Tout apparaît comme une décision

Demandez trois colonnes : décision / proposition / information, avec la phrase source.

Les notes se contredisent

Faites lister les deux versions. Demandez confirmation à la personne concernée avant de choisir.

Le relais humain

Faire valider les engagements par les participants concernés.

Sources et repères

ChatGPT — utiliser le service sur le Web
https://learn.chatgpt.com/docs/web

Claude — offres et modèles accessibles
https://claude.com/pricing

Claude — ajouter des fichiers
https://support.claude.com/fr/articles/8241126-telecharger-des-fichiers-vers-claude